Sempre più spesso mi capita di ricevere dei messaggi di posta elettronica che non rispettano quelle che dovrebbero essere le regole base per la comunicazione tra due o più soggetti. La Netiquette regolamenta infatti anche lo scambio di mail tra soggetti, così da mantenere la comunicazione ordinata e di facile gestione. Tra le cattive abitudini che mi trovo spesso a riscontrare, le peggiori comportano una serie di disagi che vorrei analizzare in questo post.
L’oggetto
Quando riceviamo una mail, le prime due cose che possiamo vedere nel client di posta elettronica sono il mittente e l’oggetto. Quest’ultimo consente di capire a colpo d’occhio l’argomento trattato nel messaggio. Sempre più di frequente ricevo mail prive di oggetto, cosa fastidiosissima in quanto tale mancanza rende di fatto molto laboriosa anche la più semplice ricerca. Trovare una mail in un archivio contenente, per ipotesi, due anni di corrispondenza si trasforma in una missione quasi impossibile.
Un’altra pessima abitudine è quella di “riciclare” una vecchia mail ricevuta e rispondere a quella per evitare di dover riscrivere l’indirizzo del destinatario. Cosa penseremmo ricevendo una raccomandata con oggetto “Sollecito di pagamento” e nel corpo del messaggio un invito all’inaugurazione di un locale? Il risultato del nostro “riciclo” sarebbe lo stesso e in questo caso, ancor più che nel precedente, una ricerca successiva sarebbe certamente complicata o addirittura impossibile a causa dell’incongruenza tra oggetto e corpo del messaggio.
I destinatari multipli
Un’altra pessima abitudine che potrebbe, in alcuni casi, comportare anche fastidi di tipo legale, è quella di inviare mail massive a più soggetti lasciando gli indirizzi di ciascuno visibili in chiaro a tutti i destinatari. Questa usanza è una grave mancanza di rispetto nei confronti dei nostri interlocutori che vedranno il proprio indirizzo di posta elettronica comunicato a decine, magari centinaia di soggetti, senza averne autorizzato la diffusione. Sovente i soggetti lesi da questo tipo di mancanza di attenzione si ritroveranno nei giorni successivi la mailbox invasa da comunicazioni indesiderate e non richieste, senza poter fare nulla per risolvere il problema. Il fenomeno quindi contribuisce indubbiamente all’aumento di SPAM ricevuto.
In molti casi, purtroppo, ho visto persone costrette a cambiare l’indirizzo di posta proprio a causa dell’elevatissimo numero di messaggi indesiderati ricevuti quotidianamente. La cosa oltre a comportare disagi spesso comporta anche dei costi (si pensi solo a biglietti da visita o carta intestata da rifare, nel migliore dei casi).
La dimensione degli allegati
Prima di allegare un qualsiasi tipo di file ad un messaggio di posta dovremmo sempre chiederci se ciò che ci accingiamo ad inviare sia di qualcosa di veramente necessario. Sovente infatti non ci si pone il problema, essendo tecnicamente un gesto “a costo zero”, ma su larga scala le cose non stanno così.
Pensiamo che la maggior parte dei provider di posta (o dei server privati quali Exchange aziendali) impone dei limiti di quota sulle caselle postali. Esistono anche limiti sulla massima dimensione di un allegato in ricezione, quindi inviare una mail con un file .zip da 50MB spesso non è una soluzione intelligente e altrettanto spesso comporta l’impossibilità di ricezione da parte del server del ricevente. Nel caso fosse proprio inevitabile la trasmissione di un allegato del genere, sarebbe buona norma contattare il destinatario e sincerarsi che il messaggio possa essere inviato senza generare intoppi di qualche natura.
Molte delle chiamate che ricevo per l’impossibilità di inviare o ricevere messaggi di posta sono proprio legate all’invio di allegati di dimensione sconsiderata (estremizzo, ma tempo addietro un utente tentò di inviarsi a casa un file DIVX con un film… Parliamo di 800MB almeno). Un’alternativa perfetta e priva di controindicazioni potrebbe essere quella di inviare tramite mail un link all’allegato che verrà poi scaricato dal destinatario tramite FTP o HTTP. A tal proposito esistono servizi, quali ad esempio SpiderOak recensito da me tempo addietro, che offrono questo genere di funzionalità.
Segnalo invece a coloro che ricevono allegati di un certo peso che buona abitudine sarebbe quella di rimuovere l’allegato dalla mail e salvarlo in una cartella su disco, riducendo così la dimensione della propria cassetta di posta elettronica che spesso viene utilizzata, in modo improprio, come archivio documentale.
Conferme di lettura e di recapito
Un’ulteriore abitudine da perdere è quella di richiedere indiscriminatamente la conferma di lettura o di recapito di un messaggio. Trovo spesso clienti con migliaia di conferme dentro la mailbox che, essendo in numero troppo elevato per essere controllate e gestite, vengono semplicemente ignorate e abbandonate nella posta in arrivo. Questa usanza comporta la crescita a dismisura della dimensione della cassetta postale e, effetto non secondario, un aumento sensibile del traffico sul mailserver. Ho visto casi di utenti con l’abitudine di gestire le conferme (sia di recapito che di lettura) sull’invio di newsletter con migliaia di iscritti.
Le catene di Sant’Antonio
Quante volte ci sarà capitato di ricevere messaggi inerenti fantastici guadagni ottenibili in poco tempo, un esperimento sociale di una multinazionale che pagherà tutti coloro che inoltreranno una mail ad almeno 10 altre persone, una fondazione caritatevole che finanzierà le cure per salvare qualche bambino affetto da terribili malattie se e solo se una mail verrà inoltrata almeno a un milione di persone, ecc.
Bene, salvo qualche raro caso che possiamo contare sulle dita di una mano (si, neppure sforzandovi non riuscite ad impegnare il pollice della seconda. E’ tutto corretto!) tutte queste mail sono delle inutili catene di S. Antonio. Inoltrandole a tutta la nostra rubrica faremo solo il gioco dei loro perversi ideatori, intaseremo la rete mondiale con terabyte di traffico inutile e riceveremo insulti e/o maledizioni dai nostri contatti che faremo diventare vittime del circolo vizioso. Invito tutti a ragionare prima di inoltrare in modo indiscriminato, solo perchè il nostro amico o collega ci esorta a farlo. Nella maggior parte dei casi basterà inserire il soggetto della mail o qualche nome contenuto in essa in Google e fare una ricerca per capire che si è stati presi di mira da un Hoax, una bufala, una catena o come la si voglia chiamare. Cestiniamo il messaggio e procediamo nelle nostre attività.
Queste sono solo alcune delle cattive abitudini che ciascuno di noi dovrebbe contribuire ad estinguere. Prima di cliccare su “Invia messaggio” dovremmo soffermarci un istante e chiederci se ci farebbe piacere riceverlo.
“Parole Sante” Andrea