Exchange 2003: Utilizzare EXMERGE per esportare tutti i dati in file PST

In questo periodo, grazie alla “corsa al cloud”, un sacco di aziende stanno migrando a Office 365 o soluzioni simili. In molti casi viene fatta una migrazione 1:1 dell’infrastruttura Exchange casalinga, mentre in altri viene colta l’occasione per fare pulizia. Non è cosa rara che il cliente mi chieda di migrare alcune cassette postali e di archiviarne altre (ex dipendenti, cassette con anni di storia, ecc.) per non portarsi online una miriade di dati inutili e ingombranti. Tutti però si raccomandano di non perdere lo storico e lasciarlo accessibile in qualche modo affinché i contenuti si possano leggere in un remoto caso di bisogno.
EXMERGE ci viene in aiuto in questi casi, quando l’infrastruttura da dismettere è basata su Exchange 2003 o versioni precedenti. L’utility è reperibile a questo link.

La predisposizione dell’ambiente per l’utilizzo del programma è abbastanza macchinosa, ma non particolarmente complessa. L’importante è preparare il tutto in modo corretto per far si che nulla si inceppi durante l’esportazione. I passi da seguire sono i seguenti:

1. Creare un account amministrativo dedicato all’esecuzione dell’utility

Per fare questo apriamo ADUC e creiamo un utente. Io solitamente lo chiamo ExMergeUser.

Aggiungiamo l’account al gruppo Administrators così da poterlo utilizzare per accedere localmente al server.

2. Creare un gruppo di protezione dedicato a contenere gli account per EXMERGE

Solitamente creo un gruppo di nome ExMergeGroup ed inserisco l’utente ExMergeUser.

3. Delegare al gruppo il ruolo di Amministratore di Exchange per il relativo gruppo amministrativo

Per fare ciò apriamo il Gestore di sistema di Exchange e clicchiamo con il tasto destro sul nome del server, selezionando la voce proprietà:

Selezioniamo la spunta accanto a Visualizza gruppi amministrativi:

Come indicato, chiudiamo e riapriamo Gestore di Sistema di Exchange.
Ora espandiamo Gruppi Amministrativi e cliccando con il destro su Primo gruppo amministrativo selezioniamo Delega Controllo…:

Nel wizard di gestione della delega che si aprirà, inseriamo il gruppo appena creato selezionando nella tendina la voce Amministratore di Exchange solo visualizzazione:

Sotto Primo gruppo amministrativo espandiamo il gruppo Server, NomeDelServer, Primo gruppo di archiviazione  e cliccando con il destro su Archivio cassetta postale selezioniamo Proprietà:

Dalla tab Protezione aggiungiamo il gruppo ExMergeGroup e garantiamo i diritti Send As e Receive As:

4. Scompattare i file scaricati relativi all’utility EXMERGE

I file andranno inseriti nella cartella C:\Programmi\ExchSrvr\Bin (o in quella contente Exchange se non fosse stata eseguita l’installazione nel percorso predefinito).

5. Editare il file ExMerge.ini e modificarlo per la lingua italiana (o quella di installazione di Exchange Server).

Rimuoviamo i “;” presenti prima delle seguenti righe del file:

LocalisedPersonalFoldersServiceName=Cartelle personali
LocalisedExchangeServerServiceName=Archivio messaggi di Microsoft Exchange

Dopo la voce

DefaultLocaleID =

inseriamo il valore 1040.

NB: Questi passaggi si riferiscono ad un ambiente in lingua italiana. Qualora il sistema fosse in un altra lingua le modifiche al file ExMerge.ini andranno fatte di conseguenza, come indicato nel file.

6. Accedere al sistema con l’utente creato per l’esecuzione di ExMerge

7. Eseguire EXMERGE

Dopo il welcome screen selezioniamo l’opzione Extract or Import (Two Step Srocedure):

Selezioniamo la voce Step 1: Extract data from an Exchange Server Mailbox:

Inseriamo il nome del server nel campo Microsft Exchange Server Name:

Selezioniamo le mailbox da esportare verificando che nessuna superi i 2GB di dimensione. EXMERGE non è in grado di creare file PST >2GB, quindi se le mailbox fossero di dimensione troppo elevata si otterrebbero degli errori e delle esportazioni incomplete:

Confermiamo la lingua e specifichiamo una posizione per il salvataggio dei file PST. Nel mio caso li posizionerò direttamente su un disco esterno:

A questo punto l’esportazione dovrebbe avviarsi:

Dovremmo anche cominciare a vedere i file PST comparire nel percorso indicato:

Ora non resta che attendere la fine del processo ed archiviare i nostri file PST in un luogo sicuro. Ed ecco che, dopo circa 50 minuti nel mio caso, l’operazione si conclude senza errori:

Possiamo notare che nonostante le mailbox siano state esportate tutte con successo, in basso vengono segnalate alcune condizioni di errore. Nel mio caso erano riferite all’impossibilità di esportare i messaggi di una mailbox “abbandonata” che conteneva un sacco di spam in una sottocartella gestita da un prodotto antispam di terze parti.