Prima di cominciare a scrivere la parte tecnica di questo articolo faccio una premessa. Un file PST con una dimensione superiore ai 50GB (ma anche meno), a mio avviso è indice di un problema di gestione della posta elettronica. Ti faccio un esempio, così ci intendiamo meglio:
- Supponi di abitare in un appartamento da 120 metri quadrati;
- Ora supponi di usare, come ripostiglio, un capannone industriale da 5.000 metri quadrati;
- Ti accorgi che il ripostiglio è pieno, e non riesci più a ritirare l’aspirapolvere.
Bene, in questo caso la soluzione non è cercare un capannone da 7.500 metri quadrati, ma semplicemente buttare le cianfrusaglie che ci hai ammassato dentro per anni.
Chiaro il concetto? Allora possiamo continuare.
Dopo aver analizzato la situazione di un cliente, mi sono reso conto che dato il tipo di lavoro svolto si ritrovava con la necessità di avere in linea una quantità di posta superiore ai 50 GB. Ho analizzato le varie soluzioni di archiviazione, eliminazione, compressione, ecc. senza trovarne una che non gli lasciasse un fianco scoperto. Il problema è che, come default, Outlook 2010 e Outlook 2013 non supportano PST di dimensione maggiore ai 50GB, a meno che non vengano fatte delle modifiche a livello di registro di sistema.
Mi ripeto, ma solitamente archivi PST di questa dimensione solo legati a:
- 0,1% dei casi – situazioni simili a quelle del cliente in questione;
- 50% dei casi – mancanza di sistemi di archiviazione e conservazione della posta elettronica idonei al tipo di traffico;
- 49,9% dei casi – leggera infermità mentale dell’utente.
Ricorda che se ti trovi nel 49,9% degli utenti e intendi applicare la soluzione proposta qui, passi di diritto nei possessori di grave infermità mentale.
Ma bando alle ciance, veniamo al sodo.
La soluzione qui proposta è applicabile anche alle versioni precedenti di Outlook. Ricorda che Outlook 2003 e Outlook 2007 supportano di default file di dimensione fino a 20GB, mentre la versione 2010 e la 2013 fino a 50GB. Per le versioni 2003 e 2007 è sconsigliato superare i 50GB, in ogni caso.
La cosa che devi fare è aprire il registro di sistema e posizionarti su
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\nn.0\Outlook\PST
Dovrai sostituire nn con il numero di versione corretta di Outlook, secondo la tabella seguente:
| Versione di Outlook | valore di nn |
| Outlook 2003 | 11 |
| Outlook 2007 | 12 |
| Outlook 2010 | 14 |
| Outlook 2013 | 15 |
Una volta posizionato dovrai creare due DWORD, chiamandole rispettivamente MaxLargeFileSize e WarnLargeFileSize, indicanti rispettivamente il nuovo limite massimo di dimensione e il nuovo limite di avviso all’utente.
Qui ho impostato un limite di 75GB come nuova dimensione del file PST
Mentre qui ho specificato, come soglia di allerta, 73GB.
Una volta chiuso l’editor di registro, si potrà avviare Outlook con le nuove impostazioni.
Siccome la probabilità che tu faccia parte dello 0,1% (e sono stato largo) degli utenti che hanno la necessità di questa modifica è assai bassa, e non voglio credere che tu faccia parte del 49,9% di chi soffre di disturbi mentali, è probabile che quello che ti serve sia un sistema di archiviazione. In tal caso ti consiglio di contattarmi tramite la pagina Facebook, oppure tramite il mio profilo LinkedIn. Ti consiglierò con piacere.
Ottimo, giusto qualche giorno fa un cliente m ha chiesto di espandergli il pst. Della serie “attacca il padrone dove dice l’asino”.
Esatto
Io non sono d’accordo con questa soluzione, che non è una soluzione ma un placebo al problema.
Se tu fossi un medico ed un paziente ti dicesse “mi fa male quando sforzo la gamba destra” gli suggeriresti “allora faccia forza sulla sinistra” anziché curarli il problema??
La soluzione REALE è far capire all’utente che sta facendo qualcosa di sbagliato e che deve organizzarmi di conseguenza, con un programma che si occupa di gestire gli archivi di posta/Outlook (avevo già citato MailStore su questo blog, ma ce ne sono tanti altri).
Penso che informatizzare ed informare l’utente sia essenziale per un consulente/tecnico e che sia sbagliato aggirare i problemi con soluzioni errate.
P.S. io ho avuto ancora blocchi di Outlook 2013 PRO con clienti che hanno caselle di posta ben più piccole, parlo di 5/8Gb di PST con diverse mail piene di allegati, anche 10/30Mb per mail.
Ciao, hai pienamente ragione e nel post ho scritto svariate volte che la soluzione non è quella che andrebbe applicata.
Il cliente in questione ha in progetto l’implementazione di MailStore, quindi sicuramente ci si sposterà verso quella direzione, ma siccome l’ho preso in mano che aveva già il problema dei PST superiori ai 50GB (il precedente fornitore non ha saputo fornire una soluzione adeguata a suo tempo), mi sono trovato nella condizione di “mettere una pezza” per consentire all’utente di lavorare fino a quando non finiremo la migrazione alla piattaforma di archiviazione, che comporta delle modifiche al modus operandi degli addetti, e quindi va pianificata e abbinata alla formazione.
In linea di massima sono dell’idea che non sempre partire a spada tratta con una nuova soluzione, benché migliore e sicuramente corretta, sia per il cliente la cosa migliore da fare se non lavorata con i giusti tempi. Si rischia di mettere l’utente in difficoltà e creare dei disservizi che potrebbero portare, come nel caso in questione, a perdite economiche importanti che “offuscherebbero” la bontà della soluzione proposta.
Mi hai comunque dato uno spunto interessante per un articolo che probabilmente scriverò e pubblicherò su LinkedIn lunedì mattina.
Chi volesse leggere le mie pubblicazioni su Pulse, le può trovare qui: https://www.linkedin.com/today/author/179729890
Ovviamente se hai appena preso in mano il cliente è un altro conto, ma la superficialità del vecchio fornitore, che avrebbe avuto tutto il tempo di trovare una soluzione, non ha scuse. Ammesso che il cliente avesse il budget richiesto
!
in effetti un pst di quelle dimensioni in locale è una bomba ad orologeria randomizzata, primo o poi il cliente avrà un problema di congruità del file dovuto a crash o arresto scorretto, a quel punto outlook cercherà di riparare il file con tempi biblici bloccando l’attività del cliente per una giornata o peggio se il cliente avrà la brillante idea di spegnere mentre tale riparazione è in atto.
Meglio usare una delle utilities free che fanno in automatico lo split dei pst con criterio di date creando, ad esempio, un pst di dimensioni ragionevoli per ogni anno
Intanto ti ringrazio per l’altro articolo che riguarda l’esportazione di e-mails da outlook. Utile, chiaro, ben spiegato fino alla fine, funziona anche sulle cartelle di archivio. L’ho provato su Outlook 2007 e funziona in un battibaleno (basta non spaventarsi quando lavori sull’archivio pst perchè all’inizio continua a caricare e non vedi segni di avanzamento nella barra per un pò).
A proposito di cianfrusaglie nel capanannone pst, un pò di tempo fa, ho duplicato, triplicato per errore diverse e-mail nel file di archivio pst. C’è modo di liberarsene?
Ancora io. quello delle duplicazioni in pst. Ma è giusto che non accetti nome ed email nel commento? Non riesco a digitare in quelle caselle.