I miei clienti richiedono spesso la possibilità di tenere traccia di tutte le mail in entrata e in uscita dagli indirizzi di posta aziendali. Le motivazioni sono delle più varie, da quelle legali (studi di consulenza legale, assicurativa, ecc.) a quelle di controllo qualità, a quelle di backup. Non sempre infatti è sufficiente affidarsi al buon criterio dell’operatore in quanto una mail eliminata per errore o perchè valutata in modo superficiale potrebbe nascondere risvolti importanti ed arrecare danni all’azienda.
Ricordando che l’adozione di una soluzione di archivio totale del traffico mail comporta che vengano rispettati i diritti degli utenti in termini di privacy, Exchange Server 2007 offre gli strumenti necessari per poter gestire questa esigenza.
La configurazione della funzionalità di journaling viene effettuata sul ruolo di Trasporto Hub dell’organizzazione:
Cliccando sulla voce Nuova regola del journal… nell’action pane comparirà la maschera di configurazione della regola. Nell’esempio che segue è già stato creata una mailbox dedicata al contenimento dei messaggi, di nome Journal. In alternativa sarebbe possibile inserire nel campo Invia rapporti di journal all’indirizzo di posta elettronica un contatto o un gruppo di distribuzione.
La regola creata come da impostazioni nell’immagine inserirà nella mailbox Journal tutte le mail in entrata e in uscita. E’ possibile, in alternativa, gestire una regola di journaling solo per le mail interne o solo per quelle esterne.
Il campo Messaggi del journal per il destinatario consente di specificare un particolare destinatario o un determinato gruppo di distribuzione. In tal caso solo le mail scritte da questi destinatari o a loro indirizzate verranno inserite nel journal.
Un esempio di applicazione potrebbe essere quello di voler conservare tutte le comunicazioni avvenute tra i clienti e il reparto di assistenza tecnica che ha l’indirizzo assistenza@miodominio.com oppure tutti gli ordini cliente ricevuti all’indirizzo ordini@miodominio.com.
Nel caso in cui il destinatario dei rapporti di journal sia una cassetta postale sarà possibile accedere con Outlook Web Access nel caso servisse recuperare delle informazioni inerenti un particolare messaggio di posta elettronica archiviato.
Strumenti di terze parti quali ad esempio GFI MailArchiver si appoggiano alla cassetta postale dedicata al journal di tutta l’organizzazione per archiviare tutte le mail all’interno di un database SQL.
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